發現和避免時間和預算的過度使用
當公司購買企業資源規劃（ERP ）和業務管理軟件時，花費在實施和咨詢服務的開支，一般上和購買軟件許可的數額相等。了解這一點可推動客戶掌握成功實施軟件的關鍵因素，并避開潛在的陷阱。
Standish Group 進行的 2006 CHAOS意見調查顯示，在所有行業當中，只有 35% 的軟件可視為成功實施，19% 被視為失敗，而 46% 則被視為具挑戰性。為什么呢？不當的項目規劃和要求匯集、職務和責任含混以及不合理的客戶要求，是造成許多項目實施失敗的主要原因。在許多情況下，很多項目最終耗費太高的成本，同時完成期限比預期的還要長。更何況，軟件的實施經常無法達到企業特定的業務要求，及客戶在功能和使用性方面的需求。SAP 了解到，在現今的業務環境下，各家公司在實施軟件解決方案時，根本無法負擔耗費冗長的時間。耗時的實施不僅僅會降低員工生產力和影響客戶服務質量，也會導致您的市場地位容易受到競爭者威脅。
SAP Business One 的快速實施方法實施不應該成為一個痛苦的經歷。有組織性的框架能帶來良好規劃和著重客戶的實施，能直接簡單的遷移和集成，極少干擾，同時無需過于施壓于用戶以取得快速的投資回報。
SAP 配合活躍的實施合作伙伴， 創建了快速的實施方法（前稱為 SAP AIP ），從而借用他們在這領域 的多年經驗。這套方法推出后，已經運用在全球數千個實施當中，并成為 SAP Business One 標準的最佳業務 實踐實施。
5 個實施階段
快速實施方法將計劃的實施分為數個階段。一切從客戶簽下合同那一刻，即銷售部門將項目移交給咨詢和實施部門的時候開始。接下來，此方法將覆蓋整個實施流程，然后交付產品給客戶，并在數周后的復核和優化會議后結束。
此方法的 5 個階段說明如下。
項目籌備
此階段的目的是為實施 SAP Business One 提供起始規劃和籌備。雖然實施每一項 SAP Business One 都具備 各自的目標、范圍和優先排序，唯在項目籌備階段的步驟可助識別和規劃必須考量的主要重點領域。這包括 技術性課題和項目管理主題。在啟動會議上，SAP 實施團隊將討論項目 計劃，及貴企業必須挪用的時間和 資源。同時，也識別項目各個參與者
的角色和職責。此外，應該交付 SAP Business One 軟件并完成測試系統 的初期安裝。此階段一般上在 5 天內完成執行。
主要里程碑
項目籌備階段的主要里程碑包括：
• 項目轉交到實施
• 客戶啟動會議
• 交付和安裝 SAP Business One 軟件測試系統
• 客戶復核及簽核項目階段
最佳業務實踐建議
項目籌備階段的最佳業務實踐建議 包括：
1、確保 SAP 銷售團隊出席啟動會議，以扼要重述您已經在銷售階段提過的要求，并明確地與他們調整產品功能。
2、在啟動會議和您的項目經理或 IT管理員明確地確定硬件、軟件和可用的資源。
3、交出高水準的 SAP Business One 示范，作為啟動會議的一部分，讓您的團隊熟悉這項產品。
4、討論您的員工在什么時候可用和如何可用。
5、創建一個執行指導委員會，在實施時搭配執行管理層的支持。
6、要求您的項目經理執行項目籌備階段的最后復核，并簽署由 SAP 實施團隊提供的“項目階段簽核”文檔。
業務藍圖
在這個通常為時 4 天的關鍵階段，檢測您要運行 SAP Business One 的方式，以支持您的業務。識別和分析貴企業的業務流程和各別功能需求后，舉行一個或更多的討論會以集結所有要求。這些討論會提供機會微調原本項目目標和目的，并在有需要的時候修正整個項目進度表。討論后即可制訂業務藍圖，詳細記錄需求討論會中匯集的結果。業務藍圖將成為接下來項目實施階段中的技術和功能性指南。
主要里程碑
業務藍圖階段的主要里程碑包括：
• 匯集客戶部門領導業務需求的討論會
• 創建詳細的業務藍圖文檔
• 確定起始項目范圍和時間進度表中的變動（若適用）
• 客戶復核及簽核項目階段最佳業務實踐建議業務藍圖階段的最佳業務實踐建議
包括：
• 要求您的實施合作伙伴在討論會中部署 SAP Business One ，讓您能夠實際目睹該產品，從而評估它能如何迎合特定的業務要求。
• 建議您使用本身的帳目圖表而不要創建新的一份，這樣可大幅減少遷移數據和調和期初余額的工作。
• 如果您要遷移業務上的歷史交易數據到 SAP Business One ，則應該馬上提出。
• 確保有論及您的業務要求并記錄在業務藍圖內，因為初期范圍或要求方面的微小變動都會大幅影響成本、資源和項目的進度表。
項目實現
這是快速實施方法中最重要的階段，一般上需要一個半星期。項目實現的目標是實施所有業務流程，以及在過去階段中所收集的和業務藍圖中記錄的技術要求。顧問會驗證和更新配置并演示流程，您的項目團隊則更新工作指示（如業務流程程序）并進行單位和集成測試。
主要里程碑
項目實現階段的主要里程碑包括：
• 根據業務藍圖安裝和定制軟件
• 數據遷移（若適用）
• 驗證系統設置
• 系統測試
• 培訓和轉換的定義
• 客戶復核及簽核項目階段最佳業務實踐建議項目實現階段的最佳業務實踐建議
包括：
• 盡量減少設置和范圍方面的變動，因為這將大幅影響測試和培訓。
• 明確表示您的項目和 IT 團隊將 負責確保數據質量和數據遷移的完整性。
• 確保您的項目領導出現在所有或 大部分的系統驗證和接受度測試。
• 在簽核前復核所有輸出文檔，比如發票、訂單和報表及財務報表。
最后的籌備
此階段著重于為 SAP Business One 和客戶上線方面做好準備。這個階段的關鍵活動包括完成用戶和管理員 培訓，及 SAP Business One 的最后 微調。作為最后系統測試的一部分，必須進行必要的調整以解決所有懸 而未決的重要問題。此階段通常需要 5 到6 天。
主要里程碑
最后籌備階段的主要里程碑包括：
• 關鍵用戶和管理員培訓
• 系統上線的籌備狀態
• 完成轉換活動
• 客戶復核及簽核項目階段最佳業務實踐建議最后籌備階段的最佳業務實踐建議
包括：
• 正式向所有利益攸關方公布培訓和轉換計劃及進度表。
• 確保每一名用戶在培訓期間直接參與 SAP Business One 的相關培訓和工作。
上線和支持
完成這個階段是最終的目標，也是 實施項目最令人振奮的步驟。這就是貴企業使用 SAP Business One 軟件 上線，并開始管理所有獨立日常活動的時候了。此上線和支持階段包括兩個不一樣的子階段。首先，通過正式的項目結束來完成該項目。這時，已經在每日運營中使用軟件促進生產，也解決了所有課題和問題，同時結束轉交到生產支持團隊，及完成轉移知識，并且簽核了項目。接下來，當生產支持團隊監控軟件和解決實際的業務流程課題時，意即開始了持續性的改善子階段。這時應該建立了適當的變動管理程序，及進行了持續的終端用戶培訓。制定計劃并不斷復核及 改善業務流程。復核及優化會議已經妥當安排和進行。此階段一般上會在 4 天內完成。
主要里程碑
上線和支持階段的主要里程碑包括：
• 全面的 SAP Business One 生產 實施。
• 復核項目階段和接收客戶的簽核，從開始上線和支持，及最后的項目完成。
• 復核及優化會議。
最佳業務實踐建議
上線和支持階段的最佳業務實踐建議
包括：
• 讓執行指導委員會參與項目結束會議以進行最后項目驗收。
• 在項目結束會議后的 4 到 6 個星期，安排一個復核及優化會議，并確保您所有的項目團隊都參與。
• 確保您的項目部門領導：– 監控終端用戶如何使用 SAP Business One 以確保軟件的用法正確和一致。– 記錄所有要在復核及優化會議上討論的課題和在績效、功能和 可用性方面所需的提升。
• 要求至少一名 SAP Business One 方面的專家駐守現場提供上線支持。為客戶帶來的好處
這項運用在 SAP Business One 實施 上的快速實施方法，將為 SAP 客戶 帶來許多好處。客戶可通過這方法，在項目開始時就清楚了解實施 SAP Business One 的范圍、結構和期限，排除時間和預算方面的意外和過度 使用。此外，這方法能讓客戶高枕 無憂，因為他們知道，使用這方法的合作伙伴將根據 SAP 設定的標準， 提供最佳業務實踐的實施服務。
關于廣州工博
廣州工博作為全球第三大軟件供應商SAP華南區金牌服務商，業務范圍定位于SAP ERP系統及SAP商業智能系統的咨詢服務。在八年的SAP服務經驗積累中，我們的專家顧問團隊向眾多企業提供了涵蓋管理咨詢、信息系統實施、行業性信息系統方案開發、教育培訓務等全面的服務方案。
